Cómo filtrar candidatos sin acabar guardando las nóminas de veinte personas

Publicáis un piso. En cuarenta y ocho horas tenéis treinta contactos. Empezáis a pedir documentación y, dos semanas después, en el correo de la oficina hay nóminas, DNIs y vidas laborales de veinte personas. A diecinueve no les vais a alquilar nada.

Esa carpeta es el problema del que casi nadie habla.

Lo que hay dentro de esa carpeta

No es papeleo. Es documentación identificativa y económica de personas físicas, y en cuanto la recibís pasáis a ser responsables de ella: de cómo la guardáis, de cuánto tiempo, de quién la ve dentro de la oficina y de qué pasa cuando alguien pide que se borre.

El agravante es que la mayor parte de esa documentación no os hacía falta. Para descartar a un candidato no necesitabais su nómina: necesitabais saber si llegaba al umbral de renta. Son dos cosas distintas y solo una de las dos genera una obligación.

El principio se llama minimización: se recoge lo necesario para la finalidad, y nada más. Un expediente completo de alguien a quien vais a descartar en la primera criba no cumple ese principio por mucho que os lo haya mandado él voluntariamente.

Y además no es fiable

Aunque no existiera la parte legal, seguiría habiendo un problema operativo: una foto de una nómina no demuestra gran cosa.

• No demuestra que sea de quien la manda.
• No demuestra que no esté retocada. Editar un PDF lo hace cualquiera con el móvil.
• No demuestra que esa persona siga trabajando ahí.
• Y sumar tres nóminas a ojo, entre visitas, no es un análisis de solvencia.

Lo que estáis haciendo cuando revisáis documentación a mano es un trabajo cualificado, hecho con prisa y sin herramientas, sobre documentos que no podéis contrastar contra su origen.

La alternativa: que el candidato llegue ya verificado

Dad la vuelta al flujo. En vez de pedir documentos y revisarlos, pedid el resultado de una verificación que ya se ha hecho.

Un candidato con GoldPass os llega así:

• Identidad comprobada con documento y prueba de vida. No una foto del DNI: una comprobación de que la persona que lo presenta es la del documento.
• Renta máxima calculada sobre tres nóminas y la vida laboral contrastadas con el código oficial de la Seguridad Social.
• ASNEF y Equifax consultados para todas las personas del contrato. Esto, por cierto, vosotros no podéis consultarlo: hace falta ser entidad adherida.
• Revisado por una persona antes de publicarse.

Y vosotros abrís un enlace, veis si cumple y seguís. Sin recibir un solo documento.

Qué gana la agencia, en concreto

Tiempo en la criba. Treinta contactos se ordenan en una tarde en vez de en dos semanas de «mándame las nóminas» y esperar.

Una decisión defendible ante el propietario. Podéis explicar por qué ese candidato y no otro, con datos comprobados en origen y no con una impresión.

Menos datos personales bajo vuestra responsabilidad. Lo que no entra no hay que custodiarlo, ni justificarlo, ni borrarlo. Y si hace falta un documento concreto para el contrato, se pide en ese momento, a esa persona, con el enlace del contrato ya encima de la mesa.

Lo que hay que decir claro

Dos cosas, porque si no se dicen aparecen luego:

El pase lo paga el candidato, y eso no es una tarifa vuestra. Desde la Ley 12/2023 los gastos de gestión los asume el arrendador, así que el GoldPass no puede plantearse como un requisito para visitar el piso. Es una ventaja que trae quien la trae. Quien no lo tenga sigue su proceso de siempre.

El pase es del candidato, no vuestro. Se comparte con quien él decide y caduca a los 30 días. No os quedáis con una base de datos de inquilinos verificados: os quedáis con la decisión que teníais que tomar, tomada antes.

Por dónde se empieza

No hace falta cambiar nada de cómo trabajáis. Cuando os llegue un contacto de un portal, se le puede ofrecer presentar su GoldPass; si ya lo tiene, lo comparte en un minuto.

El cambio real no es tecnológico. Es dejar de pedir documentos que no queríais tener.